Dokumentacja Naruszenia RODO: Jak Prowadzić Wewnętrzny Rejestr Naruszeń?
W ferworze walki z incydentem bezpieczeństwa, dokumentacja może wydawać się drugorzędnym, biurokratycznym obowiązkiem. To jednak fundamentalny błąd. Zgodnie z zasadą rozliczalności RODO, to na Tobie jako administratorze spoczywa ciężar udowodnienia, że działasz zgodnie z prawem. Prawidłowo prowadzona dokumentacja naruszeń jest Twoją pierwszą linią obrony, kluczowym narzędziem do nauki i najważniejszym dowodem należytej staranności.
Dlaczego prowadzenie dokumentacji jest tak ważne?
Prowadzenie skrupulatnej ewidencji każdego incydentu, nawet tego najmniejszego, przynosi organizacji wymierne korzyści, wykraczające poza samo spełnienie wymogów prawnych.
- Zgodność i rozliczalność: To podstawowy sposób na wykazanie przed organem nadzorczym (UODO), że Twoja organizacja podchodzi do ochrony danych poważnie i systemowo.
- Podstawa do analizy: Rejestr naruszeń to cenne źródło wiedzy. Analizując trendy, możesz zidentyfikować słabe punkty w systemach lub procedurach i proaktywnie je wzmacniać.
- Uporządkowanie reakcji: Konieczność wypełnienia rejestru wymusza metodyczne podejście do incydentu, zadawanie właściwych pytań i zbieranie kluczowych informacji.
- Obrona w przypadku roszczeń: W przypadku ewentualnych roszczeń cywilnych od osób, których dane dotyczą, szczegółowa dokumentacja może być dowodem na to, że firma podjęła wszelkie możliwe kroki, aby zminimalizować szkodę.
Art. 33 ust. 5 RODO jasno stanowi, że administrator ma obowiązek dokumentować wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze. Co kluczowe, obowiązek ten dotyczy WSZYSTKICH naruszeń, a nie tylko tych zgłaszanych do UODO.
Co Powinien Zawierać Wewnętrzny Rejestr Naruszeń RODO?
Aby dokumentacja była kompletna i użyteczna, każdy wpis w wewnętrznym rejestrze naruszeń powinien zawierać co najmniej następujące elementy:
Elementy obowiązkowe wpisu
- Data i godzina stwierdzenia naruszenia oraz, jeśli to możliwe, jego wystąpienia.
- Szczegółowy opis okoliczności i przebiegu naruszenia (np. jak doszło do incydentu, jakie systemy były zaangażowane).
- Rodzaj naruszenia (naruszenie poufności, integralności czy dostępności danych).
- Przybliżona liczba osób, których dane dotyczą, oraz kategorie tych osób (np. klienci, pracownicy).
- Kategorie danych, które zostały naruszone (np. dane kontaktowe, dane finansowe, dane szczególnych kategorii).
- Opis prawdopodobnych konsekwencji naruszenia dla osób fizycznych.
- Opis zastosowanych lub proponowanych środków zaradczych w celu naprawienia szkód i zapobiegania podobnym incydentom w przyszłości.
- Uzasadnienie decyzji o zgłoszeniu lub niezgłoszeniu naruszenia do UODO (wraz z wynikami oceny ryzyka).
- Uzasadnienie decyzji o powiadomieniu lub niepowiadomieniu osób, których dane dotyczą.
Dokumentowanie decyzji – Twój najważniejszy dowód
Szczególną uwagę należy przyłożyć do udokumentowania procesu decyzyjnego. Jeśli po przeprowadzeniu oceny ryzyka (np. przy użyciu naszego kalkulatora) stwierdzisz, że jest mało prawdopodobne, by naruszenie skutkowało ryzykiem dla praw i wolności osób, i zdecydujesz się nie zgłaszać go do UODO, musisz to bardzo dokładnie uzasadnić.
Ułatw sobie dokumentację
Nasz kalkulator ryzyka nie tylko pomaga ocenić incydent, ale także generuje raport, który stanowi doskonały punkt wyjścia i kluczowy element Twojej wewnętrznej dokumentacji naruszenia.
Przejdź do kalkulatora